Comment coder par couleur les e-mails en fonction de leur taille dans Outlook ?

Il arrive parfois que nous ayons besoin de mettre en évidence les « e-mails volumineux » parmi tous les autres messages. Comment faire ? Ce tutoriel vous explique comment configurer une règle pour colorer automatiquement vos e-mails en fonction de leur taille.

Remarque : Cet exemple utilise « Microsoft Outlook 365 ». Les étapes et les descriptions peuvent légèrement varier selon la version d’Outlook utilisée.

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Coder par couleur les e-mails selon Taille de l'email à l’aide de Utiliser la mise en forme conditionnelle

Pour mettre en surbrillance les e-mails de plus de 1 Mo dans le dossier Boîte de réception, suivez ces étapes.

1. Lancez Outlook, ouvrez le dossier « Boîte de réception », accédez à l’onglet « Affichage », puis cliquez sur « Paramètres d’affichage ».

2. La boîte de dialogue « Paramètres d’affichage avancés : Compact » s’ouvre. Cliquez sur l’option « Appliquer une mise en forme conditionnelle ».

3. La boîte de dialogue « Utiliser la mise en forme conditionnelle » s’affiche ensuite. Cliquez sur le bouton « Ajouter ».

4. Après avoir cliqué sur « Ajouter », une règle sans titre est créée. Saisissez un nom dans la zone de texte « Nom ». J’ai ici nommé la règle « Taille des e-mails supérieure à 1 Mo ».

5. Cliquez ensuite sur le bouton « Police » pour personnaliser la couleur des messages de plus de 1 Mo. La boîte de dialogue « Police » s’ouvre : dans la section « Couleur », sélectionnez la teinte souhaitée, puis cliquez sur « OK ».

6. De retour dans la boîte de dialogue « Utiliser la mise en forme conditionnelle », cliquez sur le bouton « Condition » pour définir la condition de déclenchement.

7. La boîte de dialogue « Filtre » s’ouvre. Accédez à l’onglet « Autres choix », puis, dans la section « Taille (kilooctets) », sélectionnez « supérieur à » dans la liste déroulante et saisissez « 1024 » dans la zone de texte. Cliquez sur « OK ».

Remarque : 1 Mo équivaut à 1024 ko.

8. Cliquez sur « OK » puis sur « OK » pour finaliser la configuration.

9. Vous pouvez désormais constater que les messages électroniques dont la taille dépasse 1 Mo sont mis en surbrillance dans la liste des e-mails.

Remarque : Si vous souhaitez uniquement « coder par couleur les e-mails comportant une pièce jointe dont la taille dépasse 1 Mo », à l’étape 7 de la configuration de la boîte de dialogue Filtre, cochez également la case « Uniquement les éléments avec » sous l’onglet « Autres choix », puis sélectionnez l’option « une ou plusieurs pièces jointes » dans la liste déroulante.

Une fois la configuration terminée, vous remarquerez que seul le message électronique contenant une pièce jointe de plus de 1 Mo est mis en surbrillance.

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