Comment mettre en évidence les e-mails confidentiels accompagnés d’une demande d’accusé de réception dans Outlook ?

Pour certains messages électroniques extrêmement sensibles, l’expéditeur peut marquer les e-mails comme confidentiels et demander des accusés de réception. Dans ce cas, il est essentiel de repérer immédiatement ces e-mails importants dès le premier coup d’œil, surtout lorsqu’on parcourt de nombreux messages dans le dossier Boîte de réception. La solution ? Mettre automatiquement en évidence les e-mails confidentiels accompagnés d’une demande d’accusé de réception, afin qu’ils se distinguent clairement des autres. Ce tutoriel vous explique pas à pas comment utiliser la mise en forme conditionnelle pour faire ressortir ces messages prioritaires.

Remarque : L’exemple présenté ici utilise Microsoft Outlook 365 ; les étapes et descriptions peuvent varier légèrement selon les versions d’Outlook.

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Mettre en évidence les e-mails confidentiels avec une demande d’accusé de réception

Nous souhaitons ici mettre en évidence les messages électroniques qui comportent une demande d’accusé de réception et sont marqués comme confidentiels. Pour ce faire, suivez la procédure ci-dessous.

1. Lancez Outlook, ouvrez le dossier Boîte de réception, accédez à l’onglet Affichage, puis cliquez sur Paramètres de l’affichage.

2. La boîte de dialogue Paramètres avancés de l’affichage : Compact s’ouvre. Cliquez sur l’option Utiliser la mise en forme conditionnelle.

3. La boîte de dialogue Utiliser la mise en forme conditionnelle s’affiche alors. Cliquez sur le bouton Ajouter. Une règle sans titre est créée et apparaît dans la liste des Règles pour cet affichage.

4. Pour personnaliser le nom de la règle, saisissez un nom dans la zone de texte Nom. J’ai ici saisi le texte «E-mails confidentiels avec une demande d’accusé de réception».

5. Cliquez sur le bouton Police pour définir l’apparence des e-mails confidentiels mis en évidence avec une demande d’accusé de réception.

6. La boîte de dialogue Police s’ouvre. Personnalisez le format selon vos préférences. Ici, j’ai défini la Taille sur Plus grande, coché la case Souligné et choisi la couleur Rouge comme Couleur. Cliquez ensuite sur OK.

Remarque : Vous pouvez visualiser le rendu final dans la section Exemple.

7. Revenez à la boîte de dialogue Utiliser la mise en forme conditionnelle. Cliquez sur le bouton Condition pour définir la condition qui déclenche la règle.

8. La boîte de dialogue Filtres s’affiche. Accédez à l’onglet Avancé. Dans la section Définir davantage de critères, cliquez sur le bouton Champ.

9. Accédez aux Champs fréquemment utilisés depuis la liste déroulante et cliquez dessus. Ensuite, cliquez sur Sensibilité.

10. Vous revenez à la boîte de dialogue Filtre. Définissez la Valeur de sensibilité sur Confidentiel, puis cliquez sur le bouton Ajouter à la liste.

11. Dans la section Rechercher les éléments correspondant à ces critères, cette condition est ajoutée et apparaît dans la liste.

12. Cliquez à nouveau sur le bouton Champ. Cliquez sur Tous les champs de messagerie > Accusé de réception demandé.

13. Vous retournez une nouvelle fois à la boîte de dialogue Filtre. Définissez la condition Accusé de réception demandé sur la Valeur égale à Oui. Puis cliquez sur le bouton Ajouter à la liste.

14. Les deux conditions sont désormais ajoutées et apparaissent dans la liste. Cliquez sur OK.

15. Cliquez successivement sur OK > OK pour finaliser la configuration. Vous pouvez désormais constater qu’un e-mail confidentiel accompagné d’une demande d’accusé de réception est mis en évidence dans la liste des e-mails.

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