Extraction d'emails dans Outlook : Extraire des informations clés telles que les noms, entreprises, numéros et adresses e-mail

Dans la communication par e-mail rapide d’aujourd’hui, extraire rapidement des informations clés des e-mails — comme les noms, adresses e-mail, numéros (par exemple, prix, numéros de téléphone) et noms d’entreprises — est crucial. Surtout lorsqu'il s'agit de longs e-mails, extraire ces informations aide non seulement les utilisateurs à comprendre le contenu plus rapidement, mais améliore également considérablement l'efficacité et la précision du travail. Ce tutoriel présente trois méthodes pour extraire les informations des e-mails : Extraction manuelle, Extraction semi-automatisée avec VBA, et Extraction entièrement automatisée avec Kutools IA, vous aidant à choisir la meilleure approche selon vos besoins.

Extraction traditionnelle – Manuelle

Copiez et collez manuellement les données depuis les e-mails. Simple mais lent et sujet aux erreurs.

Kutools IA pour l'extraction – Entièrement automatisée

Extrayez automatiquement les données en un clic avec l'Assistant IA de Kutools pour Outlook. Rapide, précis et facile à utiliser.

VBA pour l'extraction – Semi-automatisée

Utilisez des scripts VBA pour automatiser partiellement l'extraction. Nécessite des compétences en codage et offre une personnalisation limitée.

Extraction traditionnelle – Manuelle

L'extraction manuelle est la méthode la plus basique, nécessitant que les utilisateurs ouvrent les e-mails, localisent manuellement les informations clés (par exemple, noms, adresses e-mail, numéros de téléphone), puis copient-colle celles-ci dans Excel ou d'autres documents.

Étape 1. Ouvrez l'e-mail cible et lisez son contenu.

Étape 2. Localisez manuellement et sélectionnez les informations clés (par exemple, noms, adresses e-mail, numéros de téléphone), puis appuyez sur Ctrl + C pour les copier.

Étape 3. Allez dans Excel ou d'autres documents et appuyez sur Ctrl + V pour coller.

Kutools IA pour l'extraction – Entièrement automatisée

L'Assistant IA de Kutools pour Outlook propose une solution entièrement automatisée. En exploitant une technologie IA avancée, il permet aux utilisateurs d'extraire des informations clés (par exemple, noms, noms d'entreprises, numéros de téléphone, adresses e-mail) en un seul clic.

Étape 1. Installez Kutools pour Outlook, puis ouvrez Outlook, cliquez sur Kutools > IA pour activer la fonctionnalité Kutools IA.

Étape 2. Allez dans le volet Kutools IA activé, cliquez sur l'onglet Extraire, puis cliquez sur le bouton Générer pour extraire les informations de l'e-mail actuel via l'IA.

Vous pouvez voir que toutes les informations clés sont extraites et listées dans le volet.

Étape 3 - 1. Si le contenu n'est pas stratifié, cliquez sur le bouton Régénérer pour permettre à l'IA d'extraire de nouvelles informations clés pour vous.

Étape 3 - 2. Si le contenu est satisfaisant, cliquez sur le Copier bouton pour copier le contenu extrait et le coller où vous le souhaitez.

Personnalisation

Les utilisateurs peuvent personnaliser les types d'informations à extraire (par exemple, noms, noms d'entreprises, numéros de téléphone).

Cliquez sur le Gestion de la bibliothèque de compétences bouton, localisez l'option Extraire compétence, et cliquez sur le Ajouter des options bouton pour entrer vos demandes personnalisées et les enregistrer.

VBA pour l'extraction – Semi-automatisée

VBA (Visual Basic pour Applications) est une méthode semi-automatisée qui permet aux utilisateurs d'extraire des informations spécifiques des e-mails en écrivant des scripts.

Remarque : Le VBA fourni ici ne peut extraire que les adresses e-mail et les numéros, affichant le contenu extrait dans une boîte de dialogue sans possibilité de copie.

Étape 1. Ouvrez l'e-mail cible et lisez son contenu.

Étape 2. Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, puis cliquez sur Insérer > Module pour créer un nouveau module.

Étape 3. Copiez le VBA ci-dessous et collez-le dans le nouveau module.

VBA : Extraire les adresses e-mail et les numéros de l'e-mail actuel

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Étape 4. Cliquez sur le Exécuter bouton ou appuyez sur la touche F5 puis cliquez sur le bouton Exécuter pour exécuter le code.

Une boîte de dialogue apparaît pour afficher les informations extraites.

Comparaison des méthodes

Que vous ayez besoin d'extraire des informations occasionnellement ou de gérer fréquemment de grands volumes d'e-mails, les trois méthodes présentées dans ce tutoriel peuvent répondre à vos besoins. Si vous recherchez une solution rapide, précise et sans codage, l'Assistant IA de Kutools pour Outlook est votre meilleur choix. Téléchargez-le dès maintenant et profitez d'un essai gratuit pour découvrir la commodité de l'extraction d'e-mails en un clic !

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