Comment enregistrer un dossier Outlook sur un disque, un disque dur ou le bureau ?
Il est courant de devoir enregistrer un dossier Outlook sur votre disque, votre disque dur ou votre bureau. Les raisons typiques incluent le transfert d’e-mails et des éléments associés vers un autre compte Outlook, la création de sauvegardes à des fins de sécurité, ou l’organisation de votre correspondance professionnelle et personnelle en vue d’un archivage ou d’une référence juridique. Savoir enregistrer correctement vos dossiers vous permet de minimiser les risques de perte de données tout en garantissant leur accessibilité et leur compatibilité avec différentes installations ou versions d’Outlook. Vous trouverez ci-dessous un guide détaillé présentant des solutions pratiques, des étapes claires et des conseils pour répondre efficacement et en toute sécurité à ces besoins.
Enregistrer un dossier Outlook sur le disque, le disque dur ou le bureau à l’aide de l’exportation
Autre méthode intégrée à Outlook – Fonction Archivage
- Améliorez votre productivité par e-mail grâce à la technologie d’IA : répondez rapidement aux messages, rédigez de nouveaux e-mails, traduisez des contenus et bien plus encore.
- Automatisez l’envoi d’e-mails avec CC/BCC automatique, Transfert automatique selon des règles prédéfinies, et envoyez une Réponse automatique (Absent du bureau) sans avoir besoin d’un serveur Exchange…
- Recevez des rappels tels que Demander lors de la réponse à un email avec moi en copie cachée (CCi) lorsque vous répondez à tous alors que vous figurez en copie cachée (BCC), ainsi que Rappel en cas de pièce jointe manquante pour les pièces jointes oubliées…
- Améliorez l’efficacité de vos e-mails avec Répondre avec pièces jointes (tout), Ajout automatique de la formule de politesse ou de la date et de l’heure dans la signature ou l’objet, Répondre à plusieurs e-mails...
- Simplifiez l’envoi d’e-mails avec Rappeler l'email, Outils de pièces jointes (compresser tout, enregistrer automatiquement tout…), Supprimer les doublons et Rapport rapide…
Enregistrer un dossier Outlook sur le disque, le disque dur ou le bureau à l’aide de l’exportation
Pour enregistrer un dossier Outlook sur votre disque, votre disque dur ou votre bureau, utilisez l’Assistant Importation et Exportation intégré à Outlook afin d’exporter ce dossier. Cette méthode est idéale pour sauvegarder un dossier spécifique, le transférer vers un autre compte Outlook ou conserver une copie hors ligne à des fins de conformité ou d’archivage. Les étapes suivantes détaillent cette procédure et incluent des remarques pratiques ainsi que des conseils de dépannage.
1. Commencez par ouvrir la boîte de dialogue Assistant Importation et Exportation :
Dans Outlook, cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter. Si ce menu ne s’affiche pas, assurez-vous d’utiliser la version classique du client de bureau Outlook, car les applications web ne prennent généralement pas en charge la fonctionnalité d’exportation.
2. Dans la boîte de dialogue Assistant Importation et Exportation, choisissez Exporter vers un fichier, puis cliquez sur Suivant pour continuer.
3. Ensuite, sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst) pour Outlook 2010 et les versions ultérieures, ou Fichier de dossiers personnels (.pst) pour Outlook 2007, puis cliquez sur Suivant. Le format PST est privilégié, car il conserve la structure des dossiers, les métadonnées, les pièces jointes et tous les attributs des e-mails, garantissant ainsi une archive parfaitement fidèle.
4. Lorsque la boîte de dialogue Exporter le fichier de données Outlook ou Exporter les dossiers personnels s’affiche :
1). Sélectionnez le dossier spécifique que vous souhaitez exporter dans le compte cible à l’aide du champ Sélectionner le dossier à partir duquel effectuer l’exportation. Si vous souhaitez sauvegarder l’intégralité d’un compte, choisissez la boîte aux lettres de niveau supérieur.
2). Pour inclure tous les sous-dossiers dans votre exportation, cochez l’option Inclure les sous-dossiers. Cela préserve la structure organisationnelle et vous garantit de ne manquer aucune donnée importante stockée dans les sous-dossiers.
3). Cliquez sur Suivant. Si votre dossier contient des filtres ou des règles, gardez à l’esprit que seuls les éléments visibles seront exportés ; les éléments filtrés ou marqués pour suivi sont inclus, sauf s’ils ont été exclus manuellement.
5. À l’écran suivant, cliquez sur Parcourir pour choisir l’emplacement d’enregistrement de votre fichier de données exporté. Vous pourrez ainsi sélectionner un dossier de destination sur votre disque dur, un disque externe ou le bureau. Si vous effectuez des exports fréquents, créez un dossier dédié aux sauvegardes Outlook : vos versions resteront organisées et faciles à retrouver.
Remarque : à cette étape, vous pouvez choisir parmi trois options pour la gestion des doublons : remplacer les doublons par les éléments exportés, autoriser la création d’éléments en double et ne pas exporter les éléments en double. Sélectionnez l’option qui correspond le mieux à vos besoins, notamment si vous fusionnez plusieurs exports ou mettez à jour une archive.
6. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le fichier de données Outlook Fichiers de données ou Ouvrir les dossiers personnels :
1). Si nécessaire, renommez votre fichier .pst exporté dans le champ Nom du fichier afin d’y inclure la date de sauvegarde, le type de dossier ou tout autre identifiant facilitant l’organisation.
2). Sélectionnez l’emplacement précis où vous souhaitez enregistrer le fichier :
- Pour les sauvegardes sur disque ou disque dur, accédez au dossier local ou externe souhaité.
- Pour enregistrer sur le bureau, cliquez sur Bureau dans le volet gauche.
3). Cliquez sur OK pour confirmer vos choix.
7. Le processus revient à la boîte de dialogue précédente ; vérifiez vos sélections, puis cliquez sur Terminer pour lancer l’exportation.
8. Outlook peut afficher une boîte de dialogue Créer un fichier de données Outlook ou Créer des dossiers personnels Microsoft pour définir un mot de passe et renforcer la sécurité :
1). Pour ignorer la protection par mot de passe, cliquez simplement sur OK. Le fichier obtenu sera accessible sans authentification supplémentaire.
2). Pour définir un mot de passe, saisissez-le dans les champs prévus à cet effet, puis cliquez sur OK. Choisissez un mot de passe robuste et conservez-le en lieu sûr, car sa perte pourrait vous empêcher de restaurer ou d’importer les données exportées.
Une fois l’opération terminée, le dossier sélectionné est exporté au format .pst et enregistré à l’emplacement choisi.
L’exportation via PST est idéale pour les sauvegardes complètes et les transferts efficaces. Toutefois, les fichiers .pst ne sont compatibles qu’avec les versions de bureau d’Outlook et doivent être réimportés pour être consultés, modifiés ou utilisés sur de nouveaux systèmes. Si vous rencontrez des erreurs telles qu’un accès refusé, une exportation incomplète ou des éléments manquants, vérifiez les autorisations du dossier, assurez-vous que l’espace disque disponible est suffisant et confirmez qu’Outlook n’est pas en train de synchroniser simultanément avec Exchange ou d’autres services en ligne.
Meilleurs outils de productivité Office
Découvrez la toute nouvelle Kutools pour Outlook avec 100+ fonctionnalités incroyables !Cliquez pour télécharger dès maintenant !
📧Automatisation des e-mails : Réponse automatique (disponible pour POP et IMAP) / Planification de l’envoi d’e-mails / CC/BCC automatique selon des règles lors de l’envoi d’e-mails / Transfert automatique (règle avancée) / Ajout automatique de formules de politesse / Division automatique des e-mails à plusieurs destinataires en messages individuels...
📨Gestion des e-mails : Rappeler un e-mail / Bloquer les e-mails frauduleux par objet et autres critères / Supprimer les e-mails en double / Recherche avancée / Organiser vos dossiers…
📁Pièces jointes Pro : Enregistrer en lot / Détacher en lot / Compresser en lot / Enregistrement automatique / Détachement automatique / Compression automatique…
🌟Magie de l’interface : 😊 Encore plus d’emojis jolis et stylés / Vous prévient à l’arrivée d’e-mails importants / Réduire Outlook au lieu de le fermer...
👍Merveilles en un clic : Répondre à tous avec pièces jointes / E-mails anti-hameçonnage / 🕘 Afficher le fuseau horaire – Heure actuelle de l’expéditeur…
👩🏼🤝👩🏻Contacts et calendrier : Créer en lot : ajouter un contact à partir des e-mails sélectionnés / Diviser un groupe de contacts en groupes individuels / Supprimer le rappel d’anniversaire…
Utilisez Kutools dans votre langue préférée – compatible avec l’anglais, l’espagnol, l’allemand, le français, le chinois et plus de 40 autres langues !
🚀 Téléchargement en un clic — Obtenez tous les compléments Office
Fortement recommandé : Kutools for Office (5-en-1)
Un seul clic pour télécharger cinq programmes d’installationen une fois —Kutools pour Excel, Outlook, Word, PowerPointet Office Tab Pro.Cliquez pour télécharger dès maintenant !
- ✅Commodité en un clic : téléchargez les cinq packs d’installation en une seule action.
- 🚀Prêt à relever toutes vos tâches Office : installez les compléments dont vous avez besoin, exactement quand vous en avez besoin.
- 🧰Inclus: Kutools pour Excel / Kutools pour Outlook / Kutools pour Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint
Autre méthode intégrée à Outlook – Enregistrer des e-mails ou dossiers individuels au format MSG ou Fichier TXT
Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous souhaitez enregistrer un petit nombre d’e-mails ou des dossiers entiers sous forme de fichiers distincts, en dehors du format PST. En cliquant avec le bouton droit sur un e-mail ou un dossier et en choisissant l’option Enregistrer sous, vous pouvez facilement stocker des messages aux formats MSG ou TXT pour un accès rapide ou un partage immédiat. Idéale pour archiver, joindre ou partager des messages spécifiques avec des personnes n’utilisant pas Outlook — par exemple dans le cadre de demandes juridiques ou documentaires.
1. Lancez Outlook et sélectionnez l’e-mail ou le dossier que vous souhaitez enregistrer.
2. Cliquez avec le bouton droit sur l’e-mail ou le dossier sélectionné, puis choisissez Enregistrer sous.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez le format souhaité : MSG (conserve toutes les métadonnées et pièces jointes de chaque e-mail), TXT (texte brut, idéal pour une lecture rapide ou la documentation) ou d’autres formats disponibles selon la version d’Outlook et le type de dossier.
4. Sélectionnez l’emplacement de destination (disque, disque dur, bureau), puis cliquez sur Enregistrer.
Comparée à l’exportation de dossiers au format PST, cette option offre une granularité supérieure et convient davantage à la gestion d’éléments individuels, mais elle se révèle moins efficace pour traiter en lot un grand volume d’e-mails. Envisagez de l’utiliser lorsque vous n’avez besoin que de messages précis ou pour archiver une correspondance essentielle dans un format universellement accessible. Si vous rencontrez des erreurs liées à l’extension de fichier ou des problèmes de compatibilité à l’ouverture de fichiers MSG, vérifiez votre version d’Outlook et assurez-vous que l’application destinataire prend bien en charge ce format.
Autre méthode intégrée à Outlook – Fonction Archivage
La fonction intégrée Archivage d’Outlook constitue une solution pratique pour déplacer vos messages de vos dossiers actifs vers un fichier d’archive local (.pst) stocké sur votre disque, votre disque dur ou votre bureau. Cette méthode est souvent utilisée pour réduire la taille de votre boîte aux lettres, respecter les exigences de conformité ou conserver en toute sécurité vos anciens e-mails, tout en gardant une boîte de réception parfaitement organisée. Elle ne nécessite pas l’Assistant Exportation et permet un archivage ciblé par date ou par dossier.
1. Dans Outlook, accédez à Fichier > Informations > Outils > Nettoyer les anciens éléments(dans certaines versions, cliquez sur)Fichier > Archivage).
2. Dans la boîte de dialogue Archivage, sélectionnez le dossier que vous souhaitez archiver. Vous pouvez éventuellement cocher Inclure les sous-dossiers pour archiver également les sous-dossiers.
3. Définissez les critères d’archivage souhaités, par exemple en précisant une date ou l’ancienneté des messages. Cela vous permet de déplacer les éléments plus anciens hors de votre boîte de réception principale, facilitant ainsi la gestion de votre boîte aux lettres, le respect des obligations réglementaires en matière de conservation ou le respect des limites de taille de la boîte aux lettres.
4. Sous Fichier d’archivage, cliquez sur Parcourir pour indiquer où enregistrer le fichier .pst d’archivage — choisissez votre disque, votre disque dur ou votre bureau selon vos besoins.
5. Cliquez sur OK pour lancer le processus d’archivage. Outlook déplacera les éléments sélectionnés vers le fichier d’archivage, qui apparaîtra ensuite dans votre profil Outlook pour un accès ultérieur.
L’utilisation de la fonction Archivage est efficace pour le nettoyage régulier de la boîte aux lettres et le stockage à long terme. Gardez à l’esprit que les éléments archivés sont déplacés depuis leurs dossiers d’origine et peuvent être plus difficiles à retrouver s’ils ne sont pas régulièrement entretenus ou documentés. Pour de meilleurs résultats, vérifiez périodiquement l’emplacement de votre archive et définissez des rappels pour organiser son contenu.
Si certains éléments semblent manquer ou si l’archivage paraît incomplet, vérifiez vos paramètres d’archivage, assurez-vous que la sélection des dossiers est correcte et confirmez qu’il reste suffisamment d’espace disque disponible. Les archives volumineuses peuvent nécessiter un certain temps de traitement, en fonction de la taille du dossier et du nombre de messages.