Comment répondre automatiquement à un expéditeur spécifique (adresse e-mail) dans Outlook ?
Parfois, vous pouvez souhaiter configurer une réponse automatique pour un expéditeur spécifique, par exemple pour informer des clients, collègues ou membres de l'équipe de votre disponibilité ou pour fournir un retour instantané. Bien qu'Outlook propose un moyen d'y parvenir, le processus peut être complexe. Alternativement, Kutools pour Outlook simplifie cette tâche grâce à sa fonctionnalité Règles Avancées. Voici comment utiliser les deux méthodes pour répondre automatiquement à des adresses e-mail spécifiques.
Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique avec une règle dans Outlook
Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique avec la Règle Avancée de Kutools pour Outlook
Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique avec une règle dans Outlook
Cette méthode vous guidera à travers la création d'une règle pour répondre automatiquement à un expéditeur spécifique ou à une adresse e-mail dans Outlook.
1. Créez un nouvel e-mail, tapez l'objet et composez le message selon vos besoins, puis cliquez sur "Fichier" > "Enregistrer sous".
2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s'ouvre, tapez un nom pour le nouvel e-mail dans la zone "Nom du fichier", sélectionnez "Modèle Outlook (*.oft)" dans la liste déroulante "Type d'enregistrement", et cliquez sur le bouton "Enregistrer". Voir capture d'écran :
3. Fermez l'e-mail sans enregistrer.
4. Cliquez sur "Accueil" > "Règles" > "Gérer les règles et alertes". Voir capture d'écran :
5. Dans la boîte de dialogue "Règles et alertes" qui s'ouvre, veuillez cliquer sur le bouton "Nouvelle règle". Voir capture d'écran :
6. L'Assistant Règles s'ouvre maintenant. Veuillez sélectionner "Appliquer la règle aux messages que je reçois" et cliquez sur le bouton "Suivant". Voir capture d'écran :
7. Dans le deuxième Assistant Règles, cochez l'option "de personnes ou groupe public", puis cliquez sur le texte "personnes ou groupe public". Voir capture d'écran :
8. Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle qui s'ouvre, saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur spécifique dans la zone "De", puis cliquez sur le bouton "OK" (voir capture d'écran ci-dessous). Ensuite, cliquez sur le bouton "Suivant" dans l'Assistant Règles.
9. Vous êtes maintenant dans le troisième Assistant Règles. Cochez l'option "répondre en utilisant un modèle spécifique", puis cliquez sur le texte "un modèle spécifique". Voir capture d'écran :
10. Maintenant, dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" dans la liste déroulante "Rechercher dans", sélectionnez le modèle de message que vous avez créé à l'étape 2, et cliquez sur le bouton "Ouvrir". Voir capture d'écran :
11. Cliquez deux fois sur les boutons "Suivant" pour accéder au dernier Assistant Règles. Tapez un nom pour la nouvelle règle dans la zone "Étape 1", cochez une option selon vos besoins dans la section "Étape 2", et cliquez sur le bouton "Terminer". Voir capture d'écran :
12. Cliquez sur le bouton "OK" dans la boîte de dialogue "Règles et alertes".
Jusqu'à présent, vous avez créé une règle pour répondre automatiquement à tous les e-mails envoyés par l'expéditeur spécifié. Et à partir de maintenant, il répondra automatiquement à l'expéditeur spécifié lorsque ses e-mails arriveront.
Démo : Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique avec une règle dans Outlook
Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique avec la Règle Avancée de Kutools pour Outlook
Kutools pour Outlook simplifie le processus avec sa fonctionnalité "Règles Avancées", offrant plus de flexibilité et des fonctionnalités supplémentaires.
Étape 1. Téléchargez et installez Kutools pour Outlook, ouvrez Outlook, et cliquez sur "Kutools" > "Règles Avancées".
Étape 2. Cliquez sur le bouton "Nouveau" pour créer une nouvelle règle dans la fenêtre "Règles Avancées" qui apparaît.
Étape 3. Configurez les paramètres comme suit :
- Sélectionnez "l'expéditeur contient des mots spécifiques".
- Dans la fenêtre "Contient le texte" qui apparaît, cliquez sur le bouton "Nouveau" pour ajouter l'expéditeur.
- Dans la boîte de dialogue "Rechercher du texte", saisissez l'adresse de l'expéditeur ou un mot-clé, cliquez sur le bouton "Ajouter" pour l'ajouter à la "Liste de recherche". Cliquez sur "OK" > "OK" pour revenir à la boîte de dialogue "Créer une nouvelle règle".
Étape 4. Cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante de la boîte de dialogue "Créer une nouvelle règle", sélectionnez "Répondre en utilisant un modèle spécifique", puis composez la réponse, et cliquez sur "OK" pour revenir à la boîte de dialogue "Créer une nouvelle règle".
Étape 5. Cliquez sur "Suivant" pour continuer. À cette étape, vous pouvez spécifier l'"exception". S'il n'y a pas d'exception, cliquez directement sur "Suivant" jusqu'à la dernière étape.
Étape 6. À la dernière étape, donnez un "nom" à la règle et sélectionnez la "portée de la règle". Cliquez sur "OK" > "OK" pour activer la règle.
Dès maintenant, tous les e-mails provenant de l'expéditeur (contenant "aaaa") seront automatiquement répondu avec un modèle de réponse.
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