Comment configurer une réponse automatique à un expéditeur spécifique (adresse e-mail) dans Outlook ?

Il peut arriver que vous souhaitiez configurer une réponse automatique pour un expéditeur spécifique — par exemple, pour informer clients, collègues ou membres de votre équipe de votre disponibilité ou leur fournir un retour immédiat. Outlook propose une méthode à cet effet, mais elle peut s’avérer complexe. Heureusement, Kutools pour Outlook simplifie grandement cette tâche grâce à sa fonctionnalité **Règle avancée**. Découvrez comment utiliser ces deux approches pour envoyer automatiquement des réponses à des adresses e-mail spécifiques.

Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique à l’aide d’une règle dans Outlook

Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique avec la règle avancée de Kutools pour Outlook

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Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique à l’aide d’une règle dans Outlook

Cette méthode vous guide pas à pas dans la création d’une règle permettant de répondre automatiquement à un expéditeur spécifique ou à une adresse e-mail dans Outlook.

1. Créez un nouvel e-mail, saisissez l’objet et rédigez votre message selon vos besoins, puis cliquez sur « Fichier » > « Enregistrer sous ».

2. Dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous » qui s’ouvre, saisissez un nom pour votre nouvel e-mail dans le champ « Nom de fichier », sélectionnez « Modèle Outlook (*.oft) » dans la liste déroulante « Spécifier le format d'enregistrement », puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Voir capture d’écran :

3. Fermez le message sans l’enregistrer.

4. Cliquez sur « Accueil » > « Règles » > « Gérer les règles et alertes ». Voir la capture d’écran :

5. Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes » qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Nouvelle règle ». Voir la capture d’écran :

6. La boîte de dialogue « Assistant de règle » s’ouvre maintenant. Sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur « Suivant ». Voir la capture d’écran :

7. À la deuxième étape, dans la boîte de dialogue « Assistant de règle », cochez l’option « provenant de personnes ou d’un groupe public », puis cliquez sur le lien « personnes ou groupe public ». Voir la capture d’écran :

8. Dans la boîte de dialogue « Adresse de la règle » qui s’ouvre, saisissez l’adresse e-mail de l’expéditeur concerné dans le champ « De », puis cliquez sur « OK » (voir la capture d’écran ci-dessous). Cliquez ensuite sur « Suivant » dans la boîte de dialogue « Assistant de règle ».

9. Vous accédez désormais à la troisième boîte de dialogue de l’« Assistant de règle ». Cochez l’option « Répondre à l’aide d’un modèle spécifique », puis cliquez sur le lien « un modèle spécifique ». Voir la capture d’écran :

10. Dans la boîte de dialogue « Sélectionner un modèle de réponse » qui s’ouvre, sélectionnez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers » dans la liste déroulante « Rechercher dans », choisissez le modèle de message créé à l’étape 2, puis cliquez sur le bouton « Ouvrir ». Voir capture d’écran :

11. Cliquez deux fois sur le bouton « Suivant » pour atteindre la dernière boîte de dialogue de l’« Assistant de règle ». Dans le champ « Étape 1 », saisissez un nom pour votre nouvelle règle, cochez l’option correspondant à vos besoins dans la section « Étape 2 », puis cliquez sur « Terminer ». Voir capture d’écran :

12. Cliquez sur le bouton « OK » dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ».

Vous avez désormais créé une règle permettant de répondre automatiquement à tous les courriels envoyés par l’expéditeur spécifié. Désormais, une réponse automatique sera envoyée à cet expéditeur dès réception de ses messages.

Démo : Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique à l’aide d’une règle dans Outlook

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Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique avec la règle avancée de Kutools pour Outlook

Kutools pour Outlook simplifie cette procédure grâce à sa fonctionnalité « Règle avancée », qui offre davantage de flexibilité et des fonctionnalités supplémentaires.

Étape 1. Téléchargez et installez Kutools pour Outlook, ouvrez Outlook, puis cliquez sur « Kutools » > « Règle avancée ».

Étape 2. Cliquez sur le bouton « Nouveau » pour créer une règle dans la boîte de dialogue « Règle avancée » qui s’ouvre.

Étape 3. Configurez les paramètres comme suit :

1. Sélectionnez « L’expéditeur contient des mots spécifiques ».
2. Dans la boîte de dialogue « Texte contient » qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Nouveau » pour ajouter l’expéditeur.
3. Dans la boîte de dialogue « Texte de recherche », saisissez l’adresse de l’expéditeur ou un mot-clé, puis cliquez sur le bouton « Ajouter » pour l’insérer dans la zone « Liste de recherche ». Cliquez ensuite sur « OK » > « OK » pour revenir à la boîte de dialogue « Nouvelle règle ».

Étape 4. Cliquez sur « Suivant » pour accéder à l’étape suivante de la boîte de dialogue « Nouvelle règle », sélectionnez « Répondre à l’aide d’un modèle spécifique », rédigez votre réponse, puis cliquez sur « OK » pour revenir à la boîte de dialogue « Nouvelle règle ».

Étape 5. Cliquez sur « Suivant » pour continuer. À cette étape, vous avez la possibilité de définir une « exception ». Si aucune exception n’est requise, cliquez directement sur « Suivant » pour passer à la dernière étape.

Étape 6. À la dernière étape, attribuez un « nom » à la règle et sélectionnez l’option « Portée de la règle ». Cliquez sur « OK » > « OK » pour activer la règle.

Désormais, tous les courriels provenant de l’expéditeur (contenant « aaaa ») recevront automatiquement un modèle de réponse.

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