Comment répondre à un message avec une réunion dans Outlook ?
Il arrive parfois que nous recevions un message, disons de la part de clients, contenant des points à discuter lors d'une réunion. Normalement, vous pourriez passer au Calendrier pour créer une réunion, copier une partie du contenu du message dans le corps de la réunion et ajouter un par un les destinataires du message à la réunion créée. Ici, je vais vous présenter une méthode pour convertir rapidement le message en réunion et envoyer cette réunion directement à tous les participants du message.
Répondre à un message avec une réunion dans Outlook
1. Dans votre Boîte de réception, cliquez sur le message que vous souhaitez convertir en réunion et envoyer à l'expéditeur et aux autres destinataires.
2. Sous l'onglet "Accueil", dans le groupe "Répondre", cliquez sur "Réunion". Ou appuyez sur "Ctrl" + "Alt" + "R".
3. Une fenêtre de réunion avec l'objet de l'e-mail apparaît. Vous pouvez voir que les informations, y compris l'objet du message, le corps et les destinataires, sont préremplies dans les zones correspondantes de la réunion. Ajoutez maintenant l'heure, l'emplacement ou les pièces jointes de la réunion si nécessaire. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des participants. Une fois terminé, cliquez sur "Envoyer".
Remarque : La réunion invite les destinataires qui sont sur la ligne À du message d'origine en tant que Participants requis, et ceux sur la ligne Cc en tant que Participants facultatifs.
Répondre à un message avec une réunion et un modèle personnalisé dans Outlook
Si vous devez toujours ajouter certaines informations (texte standard) dans le corps de la réunion convertie, vous pouvez utiliser la fonctionnalité "Étapes rapides" d'Outlook.
1. Dans la vue "Courrier", sous l'onglet "Accueil", cliquez sur "Créer une nouvelle" dans la zone "Étapes rapides".
2. Cliquez sur "Choisir une action" pour ouvrir la liste déroulante des actions multiples. Ensuite, sélectionnez "Répondre avec une réunion".
3. Cliquez sur "Afficher les options" sous l'action "Répondre avec une réunion" sélectionnée pour modifier ou saisir vos informations personnalisées :
- À : Ajoutez ici des destinataires supplémentaires si nécessaire. L'action ajoutera automatiquement les destinataires À et Cc/Cci du message d'origine en tant que participants.
- Objet : "<sujet>" sera remplacé par l'objet d'origine du message. Vous pouvez le personnaliser, par exemple "Réunion concernant <sujet>".
- Emplacement : Ajoutez l'emplacement si nécessaire.
- Importance : Définissez le niveau d'importance de la réunion.
- Texte : Saisissez votre texte standard. Remarque : Vous n'avez pas besoin de taper votre signature si vous en avez déjà créé une.
4. Le nom et l'icône de l'action se mettront à jour automatiquement. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Vous pouvez également définir un raccourci clavier (par exemple, CTRL + MAJ + 9). Cliquez sur "Terminer".
5. Dans votre Boîte de réception, cliquez sur le message que vous souhaitez convertir en réunion, puis cliquez sur la nouvelle action créée.
6. Une fenêtre de réunion apparaîtra avec vos informations personnalisées préremplies. Ajoutez l'heure, l'emplacement ou les pièces jointes de la réunion si nécessaire. Une fois terminé, cliquez sur "Envoyer".
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