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Comment répondre à un message avec une réunion dans Outlook ?

Il y a des moments où nous recevons un message de, par exemple, des clients avec quelque chose à dire lors d'une réunion. Normalement, vous pouvez passer à Calendrier pour créer une réunion, copier une partie du contenu du message dans le corps de la réunion et ajouter les destinataires du message un par un à la réunion créée. Ici, je vais présenter un moyen de convertir rapidement le message en réunion et d'envoyer directement cette réunion à tous les participants du message.


Répondre à un message avec une réunion dans Outlook

1. Dans votre boîte de réception, cliquez sur le message que vous souhaitez convertir en réunion et l'envoyer à l'expéditeur et aux autres destinataires.

2. D' Accueil onglet, dans le Répondre groupe, cliquez sur réunion. Ou appuyez sur Ctrl + autreR.

3. Une fenêtre de réunion avec l'objet de l'e-mail apparaît. Vous pouvez voir que les informations, y compris l'objet du message, le corps et les destinataires, sont renseignées dans la zone correspondante de la réunion, comme indiqué ci-dessous. Veuillez maintenant ajouter l'heure, le lieu ou les pièces jointes de la réunion selon vos besoins. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des participants. Une fois terminé, cliquez sur Envoyer.

Remarque : La réunion invite les destinataires qui se trouvent sur la ligne À dans le message d'origine en tant que participants obligatoires et les destinataires sur la ligne Cc en tant que participants facultatifs.


Répondre à un message avec une réunion et un modèle personnalisé dans Outlook

Si vous avez toujours besoin d'ajouter des informations (texte standard) dans le corps de la réunion converti, vous pouvez utiliser le Étapes rapides fonctionnalité d'Outlook.

1. dans le Courrier vue, sur le Accueil onglet, cliquez sur CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER dans le Étapes rapides boîte.

2. Cliquez Choisissez une action pour ouvrir la liste déroulante des actions multiples. Sélectionnez ensuite Répondre avec réunion.

3. Cliquez sur Afficher les options en dessous de la sélection Répondre avec réunion action pour modifier ou saisir vos informations personnalisées :
  • À: Ajoutez des destinataires supplémentaires ici si vous souhaitez toujours ajouter quelqu'un lorsque vous appliquez cette action. L'action ajoutera automatiquement les destinataires À et Cc/Cci du message d'origine en tant que participants à la réunion, que vous ajoutiez ou non des destinataires dans la zone À ici.
  • Sujet: sera automatiquement remplacé par l'objet d'origine du message. Vous pouvez personnaliser le titre de votre réunion, par exemple Réunion sur.
  • Lieu: Ajouter les informations de localisation. Laissez-le vide si vous changez toujours de lieu de réunion.
  • Importance: vous pouvez définir le niveau d'importance par défaut de la réunion à laquelle vous répondez.
  • Texte: saisissez le texte passe-partout que vous souhaitez qu'Outlook ajoute automatiquement au corps de la réunion lorsque vous appliquez l'action. Remarque : Vous n'avez pas besoin de taper votre signature si vous en avez déjà créé une.

4. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, le nom et l'icône de l'action sont mis à jour automatiquement, vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. De plus, vous pouvez définir une touche de raccourci pour cette action (ici, j'ai défini CTRL+SHIFT+9 comme touche de raccourci), ou modifiez le texte de l'info-bulle. Puis clique Récapitulatif.

5. Dans votre boîte de réception, cliquez sur le message que vous souhaitez convertir en réunion et l'envoyer à l'expéditeur et aux autres destinataires. Et puis cliquez sur l'action nouvellement créée.

6. Une fenêtre de réunion apparaît avec vos informations personnalisées remplies dans la zone correspondante. Veuillez maintenant ajouter l'heure, le lieu ou les pièces jointes de la réunion selon vos besoins. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des participants. Une fois terminé, cliquez sur Envoyer.


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