Comment archiver des emails en fonction de leur taille dans Outlook ?
Comme vous le savez, tous les emails que nous envoyons et recevons sont automatiquement stockés dans Outlook. Après un certain temps, les emails s'accumulent et Outlook peut devenir lourd et lent. Pour accélérer son fonctionnement, vous pouvez réduire la taille d'Outlook en déplaçant les emails volumineux. Dans cet article, je vais vous montrer comment archiver facilement les gros emails en fonction de leur taille.
Archiver des emails en fonction de leur taille dans Outlook
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- Automatisez l'envoi de courriels avec CC/BCC automatique, Transfert automatique selon des règles ; envoyez une Réponse automatique (Hors du bureau) sans nécessiter de serveur Exchange...
- Recevez des rappels tels que Demander lors de la réponse à un email avec moi en copie cachée (CCi) lorsque vous êtes dans la liste BCC, et Rappel en cas de pièces jointes manquantes pour les pièces jointes oubliées...
- Améliorez l'efficacité des emails avec Répondre (à tous) Avec Pièces jointes, Ajout automatique de Salutation ou Date & Heure dans la signature ou l'objet, Répondre à plusieurs emails...
- Rationalisez l'envoi de courriels avec Rappeler les emails, Outils de pièces jointes (Compresser toutes les pièces jointes, Enregistrer automatiquement toutes les pièces jointes...), Supprimer les doublons, et Rapport rapide...
Archiver des emails en fonction de leur taille dans Outlook
Cette méthode vous guidera pour déplacer tous les gros emails vers un nouveau dossier selon leur taille, puis archiver manuellement ce nouveau dossier dans Outlook. Veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Dans la vue Mail, (1) sélectionnez le dossier de courrier à partir duquel vous souhaitez archiver les gros emails, (2) saisissez la commande de recherche taille : >5KB dans la zone de Recherche instantanée, et (3) cliquez sur Recherche > Dossier actuel (ou autre portée de recherche selon vos besoins). Voir capture d'écran :
Remarque : Dans la commande de recherche taille : >5KB, 5KB est la taille spécifiée selon laquelle vous allez archiver les emails, et vous pouvez la modifier selon vos besoins.
2. Sélectionnez tous les résultats de recherche dans la liste des emails, faites un clic droit, puis sélectionnez Déplacer > Autres dossiers dans le menu contextuel. Voir capture d'écran :
Remarque : Vous pouvez facilement sélectionner tous les résultats de recherche en cliquant sur n'importe quel résultat de recherche, puis en appuyant simultanément sur les touches Ctrl + A.
3. Maintenant, spécifiez le dossier de destination où vous déplacerez les emails comme suit : (1) dans la boîte de dialogue Ouvrir les éléments à déplacer, cliquez sur le bouton Nouveau, (2) dans la boîte de dialogue Créer un nouveau dossier, nommez le nouveau dossier, (3) spécifiez où placer le nouveau dossier, et (4) cliquez deux fois sur le bouton OK pour fermer les deux boîtes de dialogue. Voir capture d'écran :
4. Maintenant, tous les emails supérieurs à la taille spécifiée ont été déplacés depuis la portée de recherche spécifiée vers le nouveau dossier. Poursuivez en cliquant sur Fichier > Informations > Outils > Nettoyer les anciens éléments (ou Fichier > Informations > Outils de nettoyage > Archiver).
5. Dans la boîte de dialogue Archive, configurez les paramètres d'archivage comme indiqué dans la capture d'écran ci-contre :
(1) Cochez l'option Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers ;
(2) Sélectionnez le nouveau dossier où vous avez déplacé les emails dans la liste ci-dessous ;
(3) Saisissez Demain dans la case Archiver les éléments plus anciens que ;
(4) Cliquez sur le bouton Parcourir . Voir capture d'écran :
6. Dans la boîte de dialogue Ouvrir les fichiers de données Outlook, saisissez un nom pour le nouveau fichier PST d'archive dans la Nom du fichier case, puis cliquez sur le OK bouton. Voir la capture d'écran ci-dessous :
7. Maintenant, vous revenez à la boîte de dialogue Archive, cliquez sur le bouton OK. Ensuite, cliquez sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook qui apparaît. Voir capture d'écran :
Jusqu'à présent, vous avez déjà archivé des emails par taille spécifiée dans Outlook.
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