Comment archiver les e-mails en fonction de la taille des messages dans Outlook ?

Cette méthode vous accompagne pas à pas pour déplacer tous vos e-mails volumineux vers un nouveau dossier, en fonction de leur taille, puis pour archiver manuellement ce dossier dans Outlook. Voici la marche à suivre :

1. Dans la vue Courrier, (1) sélectionnez le dossier de messagerie à partir duquel vous souhaitez archiver les e-mails volumineux, (2) saisissez la commande de recherche taille:>5Ko dans la zone Recherche instantanée, puis (3) cliquez sur Rechercher > Dossier actuel (ou une autre portée de recherche selon vos besoins). Voir la capture d’écran :

Remarque : dans la commande de recherche taille:>5Ko, « 5Ko » correspond à la taille à partir de laquelle vous souhaitez archiver vos e-mails, et vous pouvez l’ajuster selon vos besoins.

2. Sélectionnez tous les résultats de la recherche dans la liste des e-mails, cliquez avec le bouton droit, puis choisissez Déplacer > Autre dossier dans le menu contextuel. Voir la capture d’écran :

Remarque : vous pouvez facilement sélectionner tous les résultats de recherche en cliquant sur l’un d’eux, puis en appuyant simultanément sur les touches Ctrl + A.

3. Spécifiez maintenant le dossier de destination vers lequel vous allez déplacer les e-mails comme suit : (1) dans la boîte de dialogue Déplacer les éléments qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Nouveau ; (2) dans la boîte de dialogue Créer un nouveau dossier, donnez un nom à votre nouveau dossier ; (3) indiquez où le placer, puis (4) cliquez deux fois sur le bouton OKpour fermer les deux boîtes de dialogue. Voir la capture d’écran :

4. Tous les e-mails dont la taille dépasse celle spécifiée ont désormais été déplacés du dossier défini dans la Portée de la recherche vers le Nouveau dossier. Cliquez sur Fichier > Info > Outils > Nettoyer les anciens éléments(ou)Fichier > Info > Outils de nettoyage > Archiver).

 

5. Dans la boîte de dialogue Archivage, configurez les paramètres d’archivage comme indiqué dans la capture d’écran ci-contre :
(1) Cochez l’option Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers ;
(2) Sélectionnez le nouveau dossier vers lequel vous venez de déplacer les e-mails dans la liste ci-dessous ;
(3) Saisissez Demain dans la zone Archiver les éléments antérieurs à ;
(4) Cliquez sur le bouton Parcourir. Voir la capture d’écran :

 

6. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le fichier de données Outlook (Fichiers de données), saisissez un nom pour le nouveau fichier PST d’archivage dans la zone Nom du fichier, puis cliquez sur le bouton OK. Voir la capture d’écran ci-dessous :

7. Vous êtes désormais de retour dans la boîte de dialogue Archivage. Cliquez sur le bouton OK. Ensuite, cliquez sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook qui s’affiche. Voir la capture d’écran :

Vous avez désormais archivé les e-mails selon la taille spécifiée dans Outlook.

Configurer les paramètres d’archivage automatique pour tous les dossiers dans Outlook

Archiver automatiquement uniquement les Tâches terminées dans Outlook

Archiver les e-mails par année/mois/date dans Outlook